Response Plans for Unknow risk và known risk

[linh.nguyen]

Hi all,

Hôm trước mình thi có 1 câu hỏi liên quan đến xử lý risk. Khi có unknown risk xảy ra thì PM sẽ phải dùng đến management reserve và xin approve của ai. Câu này nhìn chung ai học cũng đều biết là xin approval từ management. Tuy nhiên mình muốn lật lại vấn đề 1 chút vì trước giờ các dự án mình làm chưa bao giờ quan tâm đến risk cả (Vì toàn các dự án ngắn hạn và chỉ quan tâm đến tiến độ và cost, HR là chính).

Mình muốn biết là khi các bạn làm dự án. Trường hợp unknow risk xảy ra thì trong thực tế mình có dùng management reserve luôn ko? trong khi contigency reserve của mình vẫn còn rất nhiều ngân sách? Hay là thực tế thì các dự án mà các bạn làm còn chẳng có cái gọi là contigency reserve hay management reserve?

 

[vinhnx]

Hi Linh,

PMPBOK p171:
Contingency reserves are associated with the “known-unknowns,” which may be estimated to account for this unknown amount of rework.

"Contingency reserves" là dự phòng mà bạn sử dụng cho những risk mà bạn biến trước, bạn có plan xử lý nó bằng cách thêm "Contingency reserves". Trong trường hợp risk xảy ra thì lấy nó mà xài. "Contingency reserves" là dự phòng ở cấp độ dự án.

Còn "management reserves" là:

Management reserves are a specified amount of the project duration withheld for management control purposes and are reserved for unforeseen work that is within scope of the project. Management reserves are intended to address the “unknown-unknowns” that can affect a project. Management reserve is not included in the schedule baseline

Ngay khi cả risk được các bên liên quan dự đoán thì cũng có những risk mình không lường trước được và "Management reserves" là dự phòng ở cấp độ quản lý. Đó là lý do vì sao "Management reserve is not included in the schedule baseline".

Đến đây thì bạn đã có thể tự trả lời câu "Trường hợp unknow risk xảy ra thì trong thực tế mình có dùng management reserve luôn ko?"

Thực tế khi làm dự án thì luôn có 2 thứ này.

 

[trieuchau]

Trường hợp unknown-unknown xảy ra thì Project manager không có management reserve và cũng không có quyền sử dụng management reserve nên KHÔNG sử dụng được management reserve. Thực tế tips mà một vài PM sử dụng là dùng ngân sách của contingency reserve nếu vẫn trong tầm kiểm soát (điều này không tuân theo code of ethics ở một vài công ty), vì việc yêu cầu thêm management reserve nhiều lần sẽ chứng tỏ PM chưa quản lý tốt rủi ro của dự án. Điều này lại dẫn đến threat khác là nếu các "threats tương ứng với contigency reserve đã xác định ban đầu" xảy ra thì thiếu contingency reserve - đến đây lại là một nghệ thuật của PM.

Đề xuất: xác định risks càng nhiều càng tốt và có risk response plan phù hợp (bao gồm contigency reserve); do đó sẽ giảm thiếu management reserve.

 

[vinhnx]

Đồng ý với đề xuất của Triều Châu. PM mà xài đến management reserve thì nghĩa là đâu đó PM đã plan risk chưa tốt

 

[gauto988]

Theo em được biết, trên lí thuyết thì PM càng xác định được nhiều Risk thì càng tốt, tuy nhiên trên thực tế PM xác định nhiều Risk đồng nghĩa với Contingency Reserves sẽ ở mức cao, nếu Contingency Reserves là tiền, thì tiền này ở trạng thái "chết" có nghĩa là nó luôn được sẵn sàng để PM sử dụng thay vì được luân chuyển sang các việc khác trong tổ chức. Đồng thời Risk register càng nhiều sẽ ảnh hưởng về mặt tâm lí của Sponsor/Buyer đối với dự án là không tốt.

Trong các dự án cũ em tham gia thì trong tổ chức sẽ tiến hành sắp xếp độ ưu tiên giữa các dự án(ranking), Risk là một trong những tiêu chí quan trọng. Tùy thuộc vào mức độ ưu tiên của từng dự án, tổ chức sẽ tiến hành "khoán" chi phí dự phòng Contingency Reserves, (1-3%, 3-5%, 5-7%) tổng chi phí dự án. Và chắc chắn là có management Reserve - tuy nhiên đụng đến nó là phải giải trình. Việc "khoán" giúp gây áp lực lên PM nhiều hơn trong việc quản lí Contingency Reserves hướng đến việc Avoid threats hơn là Mitigate, tránh việc lạm dụng Reserves, cứ cái gì không chắc chắn là lại cho vào Risk

 

[trieuchau]

[MENTION=1362]gauto988[/MENTION]:
- "xác định nhiều Risk đồng nghĩa với Contingency Reserves sẽ ở mức cao" không chắc 100% vì nhiều risks không cần dùng contingency reserve. Và dù sao chăng nữa vẫn nên xác định càng nhiều risks càng tốt, tương tự như bệnh nhân thì cố gắng chuẩn đoán mọi bệnh mắc phải (để chữa trị) chứ không nên giấu bệnh. Khi xác định được nhiều risks, giả sử là negative risks thì có thể có các strategies như: avoid, transfer, mitigate & accept (active accept với contingency reserve; hoặc passive accept)
- "Risk register càng nhiều sẽ ảnh hưởng về mặt tâm lí của Sponsor/Buyer đối với dự án là không tốt.": tùy thuộc vào risk attitude công ty. Như ví dụ em nêu thì Sponsor/Buyer ở đây có thể là Risk averse
- "tránh việc lạm dụng Reserves, cứ cái gì không chắc chắn là lại cho vào Risk": Project manager không dại gì "không chắc chắn là lại cho vào Risk register" đâu em, vì sẽ ảnh hưởng đến đánh giá của senior management đến khả năng quản lý dự án & quản lý rủi ro của PM đó.

 

[hoangdang_hm]

Thực ra thì mình nghĩ “không chắc chắn” thì bản thân nó là một risk rồi, việc đưa nó vào Risk Register là bình thường, và đó mới là “xác định các nhiều risks thì càng tốt” bởi trong một dự án mọi chuyện đều có thể xảy ra. Điều quan trọng ở đây là Risk đó được Identify như thế nào, được Analyze như thế nào...để higher level có thể an tâm hơn khi nhìn vào Risk Register. Vì ngay cả Risk Management Plan cũng cần iterate mà.

 

[tucd2k42]

[MENTION=3440]linh.nguyen[/MENTION] [MENTION=88]trieuchau[/MENTION]
-Ở đây mình đồng quan điểm với việc identify càng nhiều risk càng tốt trong giai đoạn risk planning, giai đoạn này sẽ quyết định việc tiếp tục theo đuổi dự án hay không (go/no go decision).Nếu quá nhiều threat mà quá ít oppotunity giá trị thì coi như xong.
-Quay lại câu hỏi của [MENTION=3440]linh.nguyen[/MENTION]: " Khi có unknown risk xảy ra thì PM sẽ phải dùng đến management reserve và xin approve của ai?" Câu trả lời theo quan điểm PMI thì chắc mọi người cũng biết. Vấn đề là mình khá "lăn tăn" trong lúc luyện RMP, khi đọc sách "Rita Risk Tricks of the Trade 2ed" trang 248 "Manage the Contingency Reserves and Management Reserves" thì cô Rita cho rằng "..there are no standards for how contingency or management reserves are used. Some people believe that the management reserves should only be used by management...i can not support this view.The entitle reserve must be controlled by the project manager...", nhưng khi đọc cuốn Rita PMP v.8 trang 432 thì cô Rita quay lại quan điểm của PMI.
-Theo quan điểm cá nhân thứ 1,khi xem xét cách hình thành Project Budget = Project Estimate + Contingency reserve + management reserve= Project Estimate + Total Reserves thì mình vẫn nghĩ rằng khi Budget cấp cho dự án bao nhiêu đó, PM kiểm tra lại thấy "được" thì làm, nếu cảm thấy không đủ thì xin thêm, xin thêm không được nghiên cứu phương án khác..hoặc reject. Điều này có vẻ thực tế hơn, phụ thuộc vào kinh nghiêm của Project Team.
-Thứ 2, theo mình còn tùy vào cách tổ chức dự án (Organization), Projectized thì P/M sẽ toàn quyền sinh sát đối với Budget, kiểu Functional thì thực tế cái cost item nào cũng phải qua chữ ký approved của Functional Manager chứ đừng nói reserve. Vậy còn tùy vào mức độ trao quyền.
-Còn trong thực tế ngành xây dựng (ngành khác mình không rõ) mình thấy thế này, khi lập dự toán ngân sách dự án chỉ có 1 mục contingency reserve cho 2 phần: khối lượng phát sinh và trượt giá. Mình cũng đang nghĩ xem hai cái này thì cái nào là management reserve theo PMI?
Quan điểm cá nhân như thế dù đã pass RMP nhưng vẫn còn "lăn tăn", nhờ anh em đóng góp thêm.

 

[nucuoi]

trong thực tế mình ko thấy có dự án nào mà người ta chia ra managemnt resereve với contingency reserve ra mà thường combine làm một thôi. Vì thật ra 2 cái này trong quá trình run dự án thì unkown-unkown sẽ dần dần chuyên thành know-unkown. Còn quan điểm về phê duyệt thì mình nghĩ chỉ có sponsor(người cấp budget) mới là người có quyền can thiệp với cái reserve này (một số projectized thì PM cũng là sponsor). Vì việc sử dụng reserver này ko đúng chỗ và tùy tiện rất hay bị lạm dụng, điều này gây nguy hiểm cho dự án.
khối lượng phát sinh: cái này tùy là khối lượng phát sinh do tình trạng của thiết kế hay do yêu cầu thêm từ phía chủ đầu tư, do thiết kế sai, thiết kế thiếu, nếu là do tình trạng của thiết kế (30%,60%,90%...) thì nó ko phải là contingency mà nó là allowance (tránh hiểu lầm).

Risk register càng nhiều sẽ ảnh hưởng về mặt tâm lí của Sponsor/Buyer đối với dự án là không tốt."---> xem bộ cái này sai cơ bản về kiến thức, risk register càng nhiều càng tốt vì nó thể hiện sự hiểu biết về các rủi ro của dự án, nó có ranking score để chỉ focus vào các top risk thôi, còn phần còn lại thì nằm trong watch list rồi

 

[trieuchau]

[MENTION=711]nucuoi[/MENTION]: lâu thiệt lâu mới thấy bác xuất hiện, và tại sao bác chưa chịu lấy PMP, PMI-SP & PMI-RMP vậy?

 

[nucuoi]

[MENTION=88]trieuchau[/MENTION]

đã fix lịch thi PMP trong tháng 5/2015. công việc cứ tít mù nên làm giảm đi khao khát thi như hồi đầu, delay...3 năm so với target ban đầu

 

[blackcat]

hehe, co len bac [MENTION=711]nucuoi[/MENTION] chuan bi tinh thang doc LL cua bac ^^